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【企业管理】公司日常事务流程分析优化

发布时间：2020-01-14 浏览量：3167 来源：正睿管理咨询

【摘要】：公司事务体系是由各个事务流程构成的，通过公司日常事务流程分析，首先可实现事务性工作的可视化，使工作信息得以共享，并可寻找到创造价值的工作和不创造价值的工作，寻找到必要但不合理的工作，从而形成需要改善的课题。

　　公司事务体系是由各个事务流程构成的，通过公司日常事务流程分析，首先可实现事务性工作的可视化，使工作信息得以共享，并可寻找到创造价值的工作和不创造价值的工作，寻找到必要但不合理的工作，从而形成需要改善的课题。

　　公司事务流程的可视化

　　为了明确事务性工作流程的工作内容构成和过程，首先按以下顺序进行事务流程的可视化分析。

1)选择本部门的主要事务。

　　2)调查该事务的处理状况。
　　3)调查各个时间段、每日、每月的事务量。
　　4)调查各个部门(个人)间的分工。

　　5)确定本部门的瓶颈：能力的瓶颈、时间瓶颈等。

　　在事务流程分析中应用IE的分析方法和思路，把事务性工作进行分类和图示化。
　　将看不见的事务可视化。实际工作可以用图画表现，容易理解，较易展开讨论。

　　可以明确整体的相互关系，通过将前后部门联系起来看，可以发现重复作业。实态把握较快，流程图的绘制会比用文字描写事务流程更快，更清楚。

　　公司事务流程的分析

　　在事务流程可视化的基础上，首先对事务流程从工作内容、工作时间、工作人数上进行分析，之后再分析流程中每个工作的瓶颈，包括时间、人力、硬件能力、其他，最后综合以上分析，汇总合理化建议，需提高的点、需改善点，等等。

　　在问题分析中，工作内容的瓶颈有些是单一的，有些是多重的；有些是工作资格的，有些是技术的，等等。这里进行充分的分析，将会有利于下一步问题解资格的，有些是技术的，等等。这里进行决方案的分析，实施改善计划。

　　公司事务流程的问题点分析和改善计划

　　汇总以上分析，制订改善计划，通过对主要流程的可视化分析、具体工作内容和瓶颈分析、问题点改善方案分析，明确流程中的问题点，提出改善方案。

　　事务性工作时间抽样分析

　　事务时间分析最终是由每个人按责任分工的不同，共同完成的。人的工作时间效率也就是工作的效率。通过时间抽样分析，定量确定人的工作浪费点，形成改善课题。从中寻找不创造价值的时间和工作内容。
　　事务抽样分析，主要针对事务性工作的人员。
　　例如人员的工作状态，针对办公室现场抽样的数据结果分析。
　　办公室工作的主要内容

　　在位置上：阅读(电脑)，阅读，书写(电脑)，书写，电话，资料整理，思考，说话休息，小睡，其他。

在办公室内：会议室(会议，讨论步行，说话，复印，寻找(资料、人等)休息，小睡，其他。

不在办公室：出差，外部会议(明确回来时间)，外部会议(不明确回来时间)，到外部门明确回来时间，到外部门(不明确回来时间)，不知。

　　IE是浪费定量化和改善技术，是管理改善技术。公司日常事务流程分析中把IE的工具和方法应用到事务性工作的浪费定量化和改善之中。其关键是为提高，改善工作环境，效率，质量提炼形成改善课题。找出非规律工作，找出不合理的时间分配、不合理的工作内容、不直接创造价值的工作，找出工作的瓶颈、人力资源的瓶颈时间的瓶颈、能力的瓶颈和技术的瓶颈。