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管理者应该如何监督流程的执行

【摘要】:监督检查是管理中的重要环节,不强调监督与控制,就可能会出问题,因为很多人都不喜欢按流程做事,认为太死板,甚至是浪费时间,这也是很多企业虽然具有优秀的流程和管理制度但执行效率却很低下的原因。那么,管理者应该如何监督流程的执行呢?具体来说,可以从以下4方面入手。

  监督检查是管理中的重要环节,不强调监督与控制,就可能会出问题,因为很多人都不喜欢按流程做事,认为太死板,甚至是浪费时间,这也是很多企业虽然具有优秀的流程和管理制度但执行效率却很低下的原因。




  按流程执行是提升企业效率的关键,因为流程是规范做事的程序,流程中每一个环节都有规范,按规范做事才可能提高效率,并给企业带来竞争力。如果不按流程执行,某个人的工作效率可能会得到提升,但企业整体的工作效率会被削弱。因为企业是一个系统,而流程就是维持这个系统正常运转的工具。一旦流程得不到执行,系统也就得不到维护,企业势必会陷入管理混乱的状态。


  因此,企业管理者要切实地进行流程管理,而不仅仅只是把流程文件写出来,然后由着员工去执行了,我们绝不能将流程的执行寄希望于执行者的个人自律,这是不现实的。IBM前总裁郭士纳说过:员工不会做你希望的,只会做你监督和检查的。这句话告诉我们,监管和检查是促使员工把流程执行到位的关键一环。


  那么,管理者应该如何监督流程的执行呢?具体来说,可以从以下4方面入手。


  1)应用信息技术实现实时监管


  互联网的普及和员工素质的提高,为企业实现计算机化系统管理提供了条件。企业完全可以使用一些信息管理系统实现实时监控。下面我们看看惠普公司是如何做到这一点的。

  惠普公司在采购管理方面完全将权力下放到下属制造单位,这些下属制造单位在采购上完全自主,因为它们最清楚自己需要什么。这种安排灵活性强,对于时刻变化的市场需求有较快的反应速度,但是对于总公司来说,却损失了规模效益,特别是采购时数量的折扣优惠。现在运用信息技术,惠普公司重建其采购流程,总公司与各制造单位使用一个共同的采购软件系统,各部门依然是订自己的货,但必须使用标准采购系统。总部据此掌握全公司的需求状况,并派出采购部与供应商谈判,签订总合同。在执行合同时,各单位根据数据库向供应商发出各自的订单。这一流程运作不但提高了公司的发货及时率,缩短了交货时间,还大大地降低了所购产品的成本,提升了流程执行效率。


  2)建立流程执行监督管控体系


  就像企业财务管理需要审计一样,流程管理也需要审计。企业可以成立专门的流程管理监督小组,保证流程管理工作的持久进行。


  监督小组的主要职责就是负责流程培训与监督执行,通过周期性的、特定事件的流程审计,检查流程执行的情况:哪些流程、哪些部门执行得好,哪些执行得差,好与差的原因是什么,是执行人员不熟悉流程,还是执行人员不愿意执行,还是流程本身有问题,然后将审计结果在有公司高层参加的例会上汇报出来,加以改进。


  既然监督小组对企业关系重大,那么在选择组员的时候,管理者一定要经过深思熟虑和详细考察。只有那些办事公正、有责任心的人,才能坚定地落实监督制度,发挥监督作用从而才能为企业建立非常有效的监督体系。


  3)制度高于一切


  没有规矩不成方圆。任何一个企业要想保证战略的有力实施和有序运营,都必须建立一套科学完善并行之有效的规章制度。按流程执行,制度高于一切,这是一个企业具备流程执行力的最高境界。


  制定制度就要保证这些规章制度的贯彻执行。制定制度的目的是保证企业有序运营、提高效率和效益。企业应依据国家法律法规结合本企业实际情况制定规章制度,并公布于众,使每位员工知道哪些该做,哪些不该做,做到什么标准,做好了有哪些奖励,做不好会受到哪些处罚。通过规范化的制度来完善整体流程的实施,规范员工的行为,做到凡事有章可循、有章必循、有人负责、有人监督。


  4)建立与流程挂钩的绩效考核制度


  按流程执行就必须按流程考核。这也是企业进行监督管理的重要手段。企业可采取月度考核与年度考核相结合的方式,这与工资奖金的发放时间吻合,效果更好。但考核是不能只在月底或年底进行的,而应该与工作结果完成时间同步,月底或年底只能是考核结果的统计时间。


  以上就是管理者应该如何监督流程的执行的相关内容,希望对您有所帮助。总之,在流程管理中,企业必须加强实施的监督力度,特别要做好关键点、关键人物的监督管理,有了他们的保证,流程的执行才有力度。

 

 

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