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如何正确的使用信息技术工具

【摘要】:随着物联网、大数据、云计算、区块链等信息技术的快速发展,组织形态也正在发生变化。正确地使用信息化工具可以改善工作流程,提升数据洞察力,提高员工培训效果,以及整体改善业务运行效率。可以极大地提高公司整体运营效率,提高整个公司的劳动生产率、沟通效率、协作水平、员工士气等。

  随着物联网、大数据、云计算、区块链等信息技术的快速发展,组织形态也正在发生变化。正确地使用信息化工具可以改善工作流程,提升数据洞察力,提高员工培训效果,以及整体改善业务运行效率。可以极大地提高公司整体运营效率,提高整个公司的劳动生产率、沟通效率、协作水平、员工士气等。


  信息技术加快了组织中的沟通过程,使整个组织内的沟通更加有效和准确,比如使用项目管理软件,可以快速处理任务、共享文件、开展讨论、查看项目进展,实现团队与任务管理的轻松协作。在智能化程度较高的企业,可以通过大数据算法提供最优化的时间和路径计算与调度,根据提供的项目内容和限制条件快速设计最佳路径和资源分配方案。




  信息技术对组织的生产成本也有重大影响,极大地提升资产盘点、成本核算的效率。在会计核算领域,华为就是一个标杆。它将标准业务场景的会计核算工作交给机器完成。目前,年平均约120万单的员工费用报销由员工通过智能设备自主完成,员工在自助报销的同时,机器根据既定规则直接生成会计凭证,大大提高了组织效率。


  正确的使用信息化技术工具需要考虑以下几点:

  (1)确定公司的需求

  实施新技术以提高公司的整体绩效必须是一项战略决策。换句话说,不能“随大流”或是“拍脑袋”来决定引进和使用哪种新技术。相反,确定公司的需求以及员工的需求,以选择能够满足这些需求的正确技术,考虑以下几点来进行:

  • 公司是否落后于竞争对手,产生这样的现象是什么;

  • 评估公司目前的绩效和效率,并且思考改进的可能性;

  • 评估员工敬业度,积极性和工作效率,并且思考改进的可能性;

  • 现有技术能否满足公司的需求;

  • 如果将新技术引入公司可以解决问题吗?如果是,那么哪种技术最能解决问题?


  (2)投资于新技术培训

  错误的使用技术工具不仅不能解决问题,还会降低组织效率。仅凭新技术并不能在一夜之间解决所有问题,对新技术的培训也不是一夜之间就能完成的。成功地将新技术引入并整合到公司的工作流程中需要周密的计划,并且投入金钱、时间和人力。强迫员工在一夜之间立即采用新技术可能会造成很大的压力,这可能导致工作倦怠,降低工作效率和敬业度。

  此外,清晰地与员工进行交流为什么要引入新技术,以及期望的结果是什么,是新技术成功适用的关键因素,许多公司在计划引进新技术的时并未考虑到这一点。


  3. 最大化客户价值

  企业的主要目标之一是创造最大的客户价值。如今,面对苛刻的消费者需求,企业的压力日益增加。通过提高客户相关部门(例如客户关怀或客户体验)的效率,可以增强客户关系并提高客户价值。另外,质量管理与公司的整体效率同等重要,如果没有提供优质的产品或服务,那么客户会根据自己的需求和目标寻找替代方案。

  企业可以使用客户匿名问卷、电话,邮件回访、社交媒体页面或其他在线工具来获得客户的反馈。找出客户的期望值与公司目前提供的产品/服务之间的差距,使用客户支持和解决方法工具,并且及时、快速地响应客户的评论和反馈。

  各部门领导需要积极参与决策过程,让业务不同领域的专业人员参与决策过程,讨论在不削减最终产品或降低服务质量的情况下改进产品/服务的方法,以捕获多种建设性观点来优化组织。


  4. 领导力

  为了使组织高效有效地运作,良好的领导力必不可少,主要表现在一下几个方面:

  (1)计划

  计划是指领导者在确定组织为实现其目标而需要执行的各个动作,然后制定适应这些动作的行动方针、以及设计完成这些动作所需要的角色。良好的计划意味着领导者具有优秀的统筹能力,即以最少的物力、劳动力、时间和其他资源来实现组织的目标。

  (2)资源管理

  为了提高组织的运作效率,优秀的领导者应根据情况制定合理的资源计划,包括人力、财力、物力等,并且建立或优化有效利用资源的管控流程。

  (3)指导

  领导者需确定实现年度经营目标所需的能力,,然后主抓能力的提升,激励员工最大程度地发挥潜能。同时,根据现实环境的变化,指导行动计划的调整。

  (4)监督

  监督是指发现阻碍目标实现的错误并加以纠正的过程。缺少了监督,组织就不会高效的运作,一个流程延迟的单个错误很可能会中断整个组织的运营。优秀的领导者会主动处理此类错误,查找组织的缺陷并测试其流程以发现缺陷,然后在错误发生之前加以改进。

 

 

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