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明确岗位职责的重要性

【摘要】:一个团队,一个企业,员工仅有良好的愿望和热情是完全不够的,还需要有明确的规则来分工和协作。 团队协作需要默契,但这种习惯是靠日积月累达成的。在协作初期,还需要用明确的规则来引导形成做事的素养。没有规则,不成方圆,各自为政的做法,会将好心引向灾难的结果。

  小毛明天就要参加小学毕业典礼了。

  于是爸爸上街给小毛买了条新裤子,小毛回家一试,爸爸发现裤子长了一寸。吃晚饭的时候,趁奶奶、妈妈和嫂子都在场,爸爸将裤子长了一寸的事说了一下,饭桌上大家都没说什么,又聊起别的事,这件事就过去了。

  妈妈睡得比较晚,临睡前想起儿子的裤子还长一寸。于是就悄悄地一个人把裤子剪好,又放回了原处。

  半夜里,嫂子猛然惊醒,想到小叔子裤子还长一寸,自己辈分小,理应去做。于是披衣起床,将裤子弄好才安然入睡。

  老奶奶醒得早,想起今天是孙子的大日子,裤子还没搞好,于是将裤子又裁了一寸。

  最后,新裤子短了两寸。小毛不能穿新裤子参加毕业典礼,照毕业相了。


  故事是虚构的,但来源于事实。一个团队,一个企业,员工仅有良好的愿望和热情是完全不够的,还需要有明确的规则来分工和协作。 团队协作需要默契,但这种习惯是靠日积月累达成的。在协作初期,还需要用明确的规则来引导形成做事的素养。没有规则,不成方圆,各自为政的做法,会将好心引向灾难的结果。



  工作职责按性质可以划分为例常性工作和例外性工作。


  例常性工作:指岗位日复一日需要不断重复的工作,这类工作一般都可以通过文件的形式给予明确规定。


  例外性工作:指岗位的临时任务性工作,比如突发事件的处理、领导临时交代的任务和阶段性项目工作等。 有些岗位的工作主要以项目为主,项目是常态,一个项目结束,另一个项目开始,这样执行项目就是例常性工作,而不是阶段性工作。


  根据经验,例常性工作需要占据大部分的岗位工作时间,不过职位越高,占据的时间越小。一般来讲,高层人员至少应该占据60%以上工作时间,中层人员为80%以上,基础人员为90%以上。如果例常性工作占据的时间比例过小,则必须在职责界定和工作安排上进行优化,对工作职责进行重新的设计,以将例外工作例常化。


  工作例常化的好处在于可以建立工作规范,让经常必须处理的事情有章可循,减少沟通协调的时间,提高工作的效率,降低成本。所以,例常性工作必须占据企业工作人员的大部分时间。管理好的企业波澜不惊,员工忙中有序,在自动中完成绝大多数的事情,领导不需要进行过多的指导和干预。GE原任总裁韦尔奇曾说过所谓管理越少,公司越好,说的就是这个意思。


  另外,工作例常化的坏处在于时间长了,企业就会僵化,一切循规蹈矩,难于应对变化。所以,每过一段时间,企业就需要重新审视自己的运作,发现需要改进和提高的地方。这种改进和提高,一般来讲,可以是局部的,以提高效率为目的;也可以是整体的,以战略变更为牵引,以满足乃至超越客户价值的需要为导向,进行重大的调整。


  根据我们对企业的了解,许多企业的职责划分和制定并不清晰。尽管许多企业都有部门职能说明书、岗位责任书、作业流程等,但并不能清晰合理地划分职责,准确简单地定义职责,岗位责任书就形同虚设,对管理不能产生实际的帮助。这种现象颇为广泛,原因在于企业制定这些文件缺少一些基本的方法。


  明确职责主要是明确例常性的工作。一般来讲,需要对所有的责任进行分析和拆解,将细化和明确化的责任落实到人头,只有通过一对一的锁定,责任才算明确。职责不清,90%的问题是出在工作的配合环节。我们可以通过流程分析,仔细研究这些容易产生问题的环节,分析不同岗位在此环节中扮演的角色,需要担负的工作,并通过流程文件的形式给予清晰的界定和规范。


  划分清楚职责,还需要对职责进行准确简单的定义,制定岗位职责说明书是下一步的工作。制定岗位职责说明书需要遵循一定的规范,专业的人力资源咨询公司往往在这一块投入大量的精力,规定各种条目,制作尽善尽美的文件。其实有些工作完全没有必要。企业制定职责说明书只要能满足基本的工作要求即可。制定过多的文件,完全是一种负担。根据我的经验,这些大块头的文件,基本没人会仔细看。投入很多,产出很少。而且,过多的条目容易让使用者迷失了重点,形式上的完善,往往掩盖了关键问题的缺失。这样会看起来很好,用起来却很遗憾。


  职责说明书一般有以下这些条目:职位名称、督导关系、使命陈述、职责说明、任职要求、岗位授权等。 在条件不成熟时,可以大胆地去除能力素质、工作接触、工作条件、工作流程等。在有其他文件时,也可以大胆地去除组织结构图、下属汇报关系等,免去不必要的笔墨。


海尔OEC管理法的核心是,对工作的分解强调三个一,即分解量化到每一个人、每一天、每一项工作。在海尔,大到机器设备,小到一块玻璃,都清楚标明事件的责任人与事件检查的监督人,有详细的工作内容及考核标准,如此形成环环相扣的责任链,做到了奖有理、罚有据。海尔冰箱总共有156道工序,海尔精细到把156道工序分为545项责任,然后把这545项责任落实到每个人的身上。这样明确责任,是海尔成功的基础。


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