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时间管理不善的5个原因

【摘要】:发现自己工作中存在时间浪费后,要及时找出自己时间管理不善的原因,以尽快解决这样的问题。一般说来,时间管理不善主要源于5个方面,下面我们一一加以阐述,并给出改进建议

  发现自己工作中存在时间浪费后,要及时找出自己时间管理不善的原因,以尽快解决这样的问题。一般说来,时间管理不善主要源于5个方面,下面我们一一加以阐述,并给出改进建议。


  原因1:工作缺乏计划


  事先拟定计划能为工作实施带来诸多好处,但有些人可能从来不做计划或不重视做计划,这无外乎以下原因:因过分强调知难行易而认为没有必要在行动之前多思考;计划与事实之间极难趋于一致,所以对计划丧失信心;认为不做计划也能产生实效;不知道如何制订计划。


  华为极其强调实效性,他们认为计划越周密、完整,任务执行起来就越顺利,因而格外重视工作计划的制订。


  合理地安排最主要的工作任务和最关键的问题,以部分工作任务的合理安排来带动其他工作任务的按时完成。




  周密地考虑工作计划,确定实现工作目标的手段和方法,确定目标的实施步骤。


  原因2:组织工作不当


  组织工作不当主要体现在4个方面,即工作内容重复、事必躬亲、沟通不良、工作时断时续。当组织工作中出现这些问题时,势必浪费很多时间,那么,采用哪些方式进行处理比较有效呢?


  接受请托:接受请托前先问自己,这种请托属于我的职责范围吗?对实现目标有帮助吗?如果接受它,我将付出什么代价;如果不接受它,我又需承担什么后果?经过一番成本效益分析后,再行取舍。


  利用资源:从相关部门或人员手中获取所需的资料,既节约时间,又保证了信息的正确性。例如,如果想了解其产品的设计缺陷而进行下一步改进,不妨直接与设计者沟通。


  授权:将主要的精力和时间放在更重要的事情上,不在无关紧要的小事上浪费精力。作为管理者,还应学会适当授权,给自己更多宽松的时间进行思考和决策。


  原因3:时间控制不够


  时间管理上最大的恶习就是拖延时间。在时间控制方面人们容易陷入某些陷阱,如习惯于拖延时间、不擅处理不速之客或电话的打扰,以及被泛滥的会议病困扰。


  对于这类问题,主要从培养个人紧迫意识、保持工作快节奏、克服决策犹豫等方面着手,这一点我们将在下一节详细阐述。


  原因4:整理整顿不足


  办公空间的杂乱无章与办公空间的大小无关,因为杂乱是人为造成的。如果一个缺少条理的人让小的办公室变得杂乱无章,即使为之更换大办公室,效果也是一样。


  当管理者或同事向你索取你所管理的物品时,你是否能在第一时间内给出?当你需要参阅一份信息时,是否要将所有文件夹、资料柜逐个翻遍才能找到?如果你的回答是,那么你需要尽快设计一套管理系统,包括纸面文件夹和电脑文件夹。


  华为将5S作为最为主要的管理助手。无论是办公室还是车间,各种用品均需摆放整齐,准确标识,做到一目了然。


  原因5:进取意识不强


  某些人对工作时间的白白浪费毫无感觉,个人态度消极、做事拖拉、找借口推脱工作、长嘘短叹、做白日梦、工作中闲聊。而造成这类表现的最根本原因在于其个人缺乏进取意识、责任感和认真的态度。


  华为的技术能力发展迅猛,销售能力咄咄逼人,这主要源自华为文化对员工的影响,从上到下的危机意识激励着他们积极进取,把握手中的每一分钟。


  如果我们对时间的感觉始终处于迟钝状态,换句话说,觉得时间可有可无,不愿面对工作中的具体事务,那么我们就需要好好反省自己,因为这可能会让我们丧失极为宝贵的机会,随时被淘汰!

 

 

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